Pekerjaan Kantor (Pengertian Secara Umum dan Menurut Ahli, Fungsi Pekerjaan Kantor, Peranan Pekerjaan Kantor, Jenis Pekerjaan Kantor, Pekerjaan Pekerjaan Kantor Lainnya)

Pekerjaan Kantor

Menurut  Prajudi Atmosudirdjo, arti kerja adalah pengarahan tenaga (mental, skills, kekuatan dan jasmaniah) untuk menciptakan atau mewujudkan sesuatu yang sebelumnya sudah merupakan suatu rencana atau objective.

A.Pengertian Pekerjaan Kantor

George Terry

Merumuskan pengertian pekerjaan perkantoran itu sebagai berikut: “Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkas banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari pimpinan”.

William Leffingwell dan Edwin Robinson

Menerangkan bahwa “Pekerjaan perkantoran digambarkan oleh daftar-daftar perhitungan, surat-menyurat, surat perjanjian, surat pesanan, laporan dan segala macam nota yang tertulis dan tercetak”.berkenaan dengan warkat-warkat dari badan usaha-pembuat warkat-warkat, pemakaian warkat dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan dikemudian hari. Warkat ini mungkin merupakan sejarah dari pelaksanaan urusan-urusan badan usaha itu sebagaimana Secara harfiah, arti bekerja adalah melaksanakan suatu kegiatan. Namun kegiatan yang dimaksud terfokus untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Kegiatan tersebut dilaksanakan mengikuti perencanaan dan prosedur kerja yang telah ditetapkan.

Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain, sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas. Melakukan bidang pekerjaan tersebut dapat diadakan dengan menggunakan mesin, alat hitung atau metode-metode lain yang dikerjakan dengan tangan.

Bagi seseorang pegawai kantor, arti bekerja adalah suatu kegiatan/ tugas dengan berpedoman pada prosedur yang dilakukan dengan proses kerja sama, karenanya setiap pegawai kantor terkait pada prosedur kerja.

Pekerjaan perkantoran atau office work dalam bahasa Inggris disebut juga clerical work (pekerjaan tulis) dan paper work (pekerjaan kertas).

George Terry merumuskan pengertian pekerjan perkantoran itu sebagai berikut Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat–warkat tertulis dan laporan–laporan sebagai cara untuk meringkas warkat tertulis dan laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan control dari pimpinan.

Sebuah pendapat lain dari 2 ahli bernama :

William Leffingwell dan Edwin Robinson

menerangkan bahwa pekerjaan perkantoran berkenaan pertama-tama dengan warkat dari badan usaha pembuat warkat–warkat, pemakaian warkat warkat, dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan dikemudian hari. Warkat–warkat ini mungkin merupakan sejarah dari pelaksanaan urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh daftar perhitungan, surat menyurat, surat perjanjian, surat pesanan, laporan–laporan dan oleh segala macam nota yang tertulis dan tercetak.

B. Funsi Pekerjaan Kantor

Pekerjaan kantor merupakan suatu fungsi yang memberikan bantuan (fascilitating function), dan merupakan sebagai “alat katalistis” manajemen modern. Seluruh aktifitas-aktifitas manajerial planning, organizing, directing, dan controlling tegantung dari pada servis-servis kantor yang bersifat membantu. Fungsi pekerjaan kantor secara garis besar adalah untuk memberikan informasi ,dalam hal ini informasi tersebut dapat berupa surat ,panggilan telepon,dan laporan berbagai kegiatan bisnis di suatu kantor.

Adapun fungsi pekerjaan kantor :

1. Menerima Informasi

2. Mengolah Informasi

3. Menyimpan Informasi

4. Melindungi Informasi

5. Memberikan Informasi

C. Peranan pekerjaan kantor

Dalam kamus bahasa Indonesia susunan WIS Porwardarminta, peranan asal kata “peran” artinya sesuatu yang menjadi bagian atau yang memegang pimpinan.

Pekerjaan kantor mempunyai peranan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan, karena fungsinyasebagai pusat ingatan, pusat kegiatan dan sumber dokumen. Seorang pimpinan memerlukan informasi yang bersifat umum, yang memberikan pengetahuan secara keseluruhan tentang perkembangan organisasinya.

Berdasarkan uraian diatas, penulis membahas peranan pekerjaan kantor dalam dua fungsi yaitu:

1. Bantuan bagi Pimpinan (Staff Function)

 Pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan membantu pimpinan dalam merencanakan dan mengendalikan kegiatan organisasi. Dalam mengambil tindakan dan keputusan, agar tepat pada sasaran.

2. Pelayanan bagi Masyarakat (Public Service)

Pekerjaan kantor, disamping merupakan kegiatan yang berperan membantu pimpinan dalam mengambil keputusan, kegiatan lain yang sama pentingnya adalah melayani segenap kegiatan operatif (tugas

tugas pokok kantor), baik yang bersifat intern maupun ekstern (pelayanan public).

Tugas-tugas pokok kantor tidak akan terlaksana tanpa adanya data dan keterangan yang disiapkan oleh pekerjaan kantor. Bahkan tujuan kantor tidak akan tercapai bila mana data dan keterangan yang disiapkan kantor tidak sesuai, kurang tepat atau keliru.

Peranan pekerjaan terhadap tugas-tugas operatif umumnya bersifat pelayanan dalam penyajian segenap bahan keterangan atau warkat sebagai pusat ingatan

D. Jenis-jenis Pekerjaan Kantor

Arti pekerjaan kantor adalah mengatur dan mencatat kejadiankejadian yang dijalankan sehingga menjadi keterangan yang berguna. Melaksanakannya dilakukan dengan menggunakan alat baik mesin mesin maupun manual, sehingga membantu mutu pekerjaan, memudahkan pengawasan dan menghemat biaya, tenaga, dan waktu.

Apabila diteliti lebih lanjut tentang kegiatan yang dapat dilakukan, maka pekerjaan kantor dapat dibagi dalam kelompok sebagai berikut:

1.  Mengumpulkan/menghimpun, yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana, menjadi siap dipergunakan bila mana diperlukan.

2.  Mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai macam peralatan sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan kebutuhan keterangan yang diperlukan, sehingga wujudnya langsung siap pakai.

3.  Mengolah, yaitu macam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.

4.  Menggandakan, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat, sebanyak jumlah yang diperlukan.

5.  Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh atau melekatkan dengan berbagai cara dan alat tempat tertentu sehingga sistematis dan aman.

 Pengelompokan Pekerjaan Kantor Di atas, merupakan tugas-tugas rutin dan berkesinambungan serta dilakukan dengan berbagai cara sesuai dengan kebutuhan, antara lain berupa pekerjaan tulis-menulis, mengetik, menghitung, membuat jadwal, grafik, dan chard.

a. Pekerjaan Tulis Menulis

Pada dasarnya semua pekerjaan kantor (tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja), dinyatakn secara tertulis dan disusun sistematis sebagai produk kantor yang siap disajikan bila mana diperlukan. Salah satu produk kantor tersebut adalah warkat yang setiap catatan tertulis maupun bergambar, sebagai bahan laporan factual (keadaan sebenarnya), actual (hangat) dan reliable (nyata).

Setiap kantor, baik kantor pemerintah maupun sawasta, besar maupun kecil, setiap hari banyak menerima maupun mengirim surat yang jumlahnya tentu tergantung besar kecilnya kantor. Kantor yang besar dan luas jangkauannya memerlukan lebih banyak surat yang harus ditangani dari pada kantor yang sempit ruang lingkup usahanya. Namun semua itu harus mendapatkan perhatian yang besar, agar memberi kesan yang baik dan menumbuhkan kepercayaan dari pihak luar /masyarakat. Kantor yang berhasil menciptakan kesan yang baik merupakan promosi secara tidak langsung, dan sebagai hasilnya dapat menambah relasi/hubungan lebih luas.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pekerjaan tulis menulis adalah kegiatan mencatat (menulis) surat dengan berbagai peralatan (alat-alat tulis) tentang keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.

b. Mengetik

Pekerjaan mengetik pada dasarnya merupakan pekerjaan juru tulis. Bahan yang diketik antara lain adalah warkat seperti surat, nota, memo, naskah-naskah perjanjian, catatan neraca pembukuan dan laporan-laporan.

Tujuan Pekerjaan Mengetik Antara Lain:

a.  Menghemat tenaga dan waktu dalam memperbanyak warkat.

b.  Mempercepat pekerjaan tulis menulis.

c. Tersedianya arsip warkat yang teratur dan sah.

d.  Keseragaman dalam menjalin, terutama kalau jumlahnya banyak.

e.  Praktis.

Keterampilan mengetik bagi pegawai tata usaha merupakan syarat dasar untuk melaksanakan pekerjaan kantor. Juru tik yang efektif ialah mereka yang berketerampilan mengetik di atas 250 hentakan per menit. Setiap pegawai tata usaha (terutama juru tik) diharapkan memiliki kemampuan dengan kecepatan minimal 250 hpm selain itu harus memiliki pengetahuan tentang jenisjenis mesin tik, teknik yang baik, bentuk-bentuk surat (dinas maupun niaga), tanda-tanda koreksi, jenis-jenis kertas dan ukuran kertas.

c. Pekerjaan Menghitung                   

Pekerjaan menghitung pada umumnya lebih banyak berhubungan dengan masalah uang. Sebagaimana diketahui bahwa setiap organisasi, kantor atau badan usaha lainnya, pasti terlibat dengan keluar sebab setiap kegiatan pasti membutuhkan biaya. Biaya yang bersumber itu dari uang masuk. Dalam istilah pembukuan, uang dikeluarkan itu disebut pengeluaran dan uang masuk disebut pendapatan atau penerimaan. Pekerjaan kantor tidak pernah berhenti sepanjang oerganisasi tersebut masih berdiri, ini berarti masih ada pekerjaan-pekerjaan rutin setiap hari yang berarti ada pengeluaran rutin dan untuk membiayainya harus ada penerimaan rutin. Bagi kantor pemerintah, pendapatan rutin bersumber dari Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN) sedang bagi kantor atau jasa, hasil sewa atau kontrak barang dan bunga bank, sedangkan pengeluaran rutin (Pemerintah maupun swasta) antara lain terdiri dari:

a.  Belanja pegawai, seperti pembayaran gaji, lembur, tunjangan kesehatan, dan sebagainya.

b.  Belanja barang, seperti pembelian alat tulis kantor, peralatan dan mesin-mesin.

c.  Biaya transportasi, seperti antar jemput pegawai, pengiriman surat atau barang dan sebagainya.

d.  Biaya lain-lain, seperti pemeliharaan peralatan kantor, biaya rapat, biaya penataran, biaya tamu dan sebagainya.

Semua penerimaan dan pengeluaran tersebut harus dihitung dan dibukukan menurut cara tertentu, yang dinamakan tata buku. Dalam ilmu tata buku dikenal suatu golongan buku, yang dinamakan buku harian, yaitu buku untuk mencatat macam-macam transaksi setiap hari yang terjadi di kantor atau perusahaan. Transaksi ialah kejadian atau perbuatan usaha,seperti menerima tagiahan,

membayar utang, membeli barang, menjual barang, menyimpan uang di bank, mengambil uang simpanan di bank, membayar ongkos angkutan, membayar gaji, lembur dan sebagainya.

Buku-buku yang termasuk golongan buku harian adalah buku kas, buku bank, buku pembelian, buku penjualan dan sebagainya. Bentuk masing-masing buku tersebut berfariasi, jadi bisa saja buku kas di kantor buku A tidak sama dengan bentuk buku kas di kantor

d. Pekerjaan membuat jadwal, grafik, dan chart

Dengan bertambah luasnya kegiatan yang harus dilakukan, bertambah besarnya organisasi dan bertambahnya jumlah pegawai serta adanya perkembangan atau kemajuan yang dicapai, tentu mengakibatkan pula bertambah banyaknya pekerjaan operasional yang harus dilakukan.

Setiap pegawai, pada umumnya tentu menginginkan agar pekerjaan dapat dilakukan dengan cepat, tepat, mudah, prektis dan efisien. Untuk maksud tersebut maka diperlukan adalah analisis.

Penyederhanan kerja secara rasional dengan berbagai cara, di antaranya dengan membuat jadwal, grafik dan chart (tabel).

   - Jadwal

Jadwal merupakan perencanaan terhadap penyelesaian pekerjaan yang memerlukan proses tindak lanjut.jadwal juga diartikan sebagai pembagian setangkan pekerjaan berdasarkan waktu. Jadwal yang telah disusun yang biasanya ditulis pada papan atau kertas yang lebar dan khusus dan digantung disekitar ruang kantor yang strategis, agar semua pegawai kegiatan-kegiatan apa saja yang akan dilakukan disamping pekerjaan rutin. Format jadwal dibuat sesuai dengan

kebutuhan kantor yang bersangkutan, jadi mungkin saja format jadwal pada kantor A berbeda dengan format kantor B.

Pekerjaan kantor pada umumnya berhubungan dengan empat macam aktifitas pokok, yaitu:
• Catatan (records)
• Angka-angka (figures) ; dan perhitungan-perhitungan (computations)
• Penyimpanan produk-produk sendiri (retention of products)
• Komunikasi intern dan ekstern (internal and external communications).

E. Pekerjaan-Pekerjaan Kantor Lainnya

Ada dua pekerjaan kantor,yaitu :

1. Pekerjaan kantor yang bersifat ketatausahaan adalah pekerjaan kantor yang berhubungan langsung dengan tulis-menulis ,seperti :

·                     Pengurusan atau penanganan surat masuk dan surat keluar

·                     Penyimpanan surat (kearsipan)

·                     Pengetikan

·                     Pengurusan kepegawaian

·                     Penguruan keuangan

·                     Pengurusan perlengkapan

·                     Penggandaan

·                     Pembuatan laporan

2. Pekerjaan kantor yang tidak bersifat ketatausahaan adalah pekerjaan kantor yang tidak berhubungan dengan tulis-menulis,seperti :

·                     Menelepon

·                     Menerima tamu

·                     memelihara Gedung kantor

Menurut Leffingwell dan Robinson, pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan berikut :

a)   Menerima pesanan-pesanan, mengantarkan dan mengirimkannya dengan kapal.

b)  Membuat rekening.

c)   Surat-menyurat, mendikte, mengetik.

d)   Menyimpan warkat.

e)   Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan-perhitingan yang belum diselesaikan.

f)   Mengurus, membagi-bagi dan mengirimkan surat-surat pos.

g)   Pekerjaan memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat.

h)   Macam-macam pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh.

i)  Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistem, menghapuskan  pekerjaan yang tidak perlu.

j)  Membuat warkat-warkat, mencatat data yang diinginkan

Tweet